Perencanaan Sumber Daya Manusia

Jasa perencanaan sumber daya manusia – Pengelolaan di bidang Sumber Daya Manusia ini penting, karena banyak perusahaan yang kalau kita telusuri, keunggulan kompetitif terdapat pada SDM-nya. Beberapa industri kreatif, industri teknologi kebanyakan unggul pada bidang SDM, misal staff IT, staff desain grafis, dsb. Memang terdapat teknologi artificial intelegent yang dapat kita manfaatkan untuk meningkatkan daya saing, namun masih ada beberapa bidang yang membutuhkan kreativitas tinggi sehingga masih membutuhkan SDM. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk merencanakan SDM-nya atau biasa disebut human resource planning.

Definisi Human Resource Planning

Human resource planning atau perencanaan sumber daya manusia (SDM) adalah proses berkelanjutan dari perencanaan sistematis ke depan untuk mencapai penggunaan optimal dari aset organisasi yang paling berharga yaitu karyawan yang berkualitas. Human resource planning meliputi aktivitas identifikasi dan akuisisi atas sejumlah tenaga kerja yang tepat, dengan cara mengaitkan secara interaktif antara apa tujuan perusahaan dan bagaimana aktivitas perencanaan sumber daya dilakukan. Diperlukan dua pemahaman utama yaitu: pertama, bahwa strategi SDM harus selaras dengan strategi bisnis, dan kedua bahwa departemen HR agar tidak terputus dan terisolasi dari strategi bisnis (Ulrich, Younger, dan Brockbank, 2008).

Terdapat 3 aspek yang harus kita penuhi dalam perencanaan SDM atau human resource planning ini. Pertama, berkaitan dengan to attract yaitu bagaimana cara kita menciptakan daya tarik dan membuat mekanisme bagaimana calon-calon karyawan yang potensial mau bergabung di perusahaan kita, misalnya fresh graduate dari kampus-kampus ternama baik dari Indonesia maupun luar negeri, kemudian prohire misalnya ingin mengisi posisi manager, vice president, dsb. Kedua, memotivasi yaitu bagaimana perusahaan dapat memotivasi karyawan supaya dapat meningkatkan kinerjanya. Ketiga, memelihara yaitu bagaimana tindakan perusahaan untuk menghindari karyawan keluar dari perusahaan, misalnya di zaman sekarang, generasi millennial terkenal dengan loyalitasnya yang rendah, jadi ketika ada peluang di perusahaan lain yang lebih tinggi dan menantang, biasanya mereka langsung pindah.

Manfaat Human Resource Planning bagi Perusahaan

Manfaatnya sangat beragam, namun jika berkaitan dengan manajemen kinerja, maka terdapat beberapa manfaat berikut, antara lain:

1. Perusahaan dapat menyusun sebuah mekanisme yang urut untuk mencapai tujuan perusahaan sesuai corporate planning.
2. Human resource planning menyediakan solusi untuk mengeliminasi jarak kesenjangan yang mungkin terjadi antara HR supply and HR demand.
3. Perusahaan bisa mengelola sistem remunerasi secara tepat, karena banyak perusahaan memiliki target korporat yang luar biasa namun kurang memperhatikan aspek remunerasi. Dalam sistem remunerasi, perlu diperhatikan aspek prestasi, jadi karyawan dengan prestasi yang lebih tinggi berhak mendapatkan insentif lebih tinggi. Pada aspek remunerasi, dibagi 3 aspek yaitu 3P. Pertama, position artinya perusahaan membayar seseorang berdasarkan posisi, dibagi menjadi 3 aspek yaitu job analysis (menganalisis pekerjaan), job evaluation (mengevaluasi beban kerja yang dilakukan karyawan), job grading system (membuat sebuah grading). Kedua, people yaitu memberikan kompensasi berdasarkan kompetensi, misalnya karyawan dengan pengalaman 10 tahun dengan karyawan dengan pengalaman 1 tahun tentu memiliki kompensasi yang berbeda. Ketiga, performance yaitu memberikan kompensasi berdasarkan kinerja, misalnya karyawan yang mendapatkan market share 10% tentu memiliki kompensasi yang lebih besar daripada karyawan yang mendapatkan market share 5%.
4. Memastikan bahwa perusahaan Anda memiliki orang yang tepat di dalam tim, yaitu mereka yang memiliki kemampuan bersaing, berinovasi, dan dapat mengembangkan keterampilan perusahaan.

Komponen dari Human Resource Planning

Komponen dalam penyusunan human resource planning ini masih general. Misalnya, komponen human resource planning pada manajemen kinerja. Terdapat 3 hal penting, komponen pertama yaitu melakukan pengembangan sistem manajemen kinerja berbasis balanced scorecard. Nah balanced scorecard pada level korporat kita turunkan pada level departemen. Terdapat 2 aspek penting dalam balanced scorecard pada level korporat, pertama berkaitan dengan peta strategi atau strategy map, kedua yaitu pengembangan KPI (Key Performance Indikator) pada level korporat dan level departemen. Nah yang terakhir yaitu membangun pengembangan sistem manajemen balanced scorecard pada level individu. Jika komponen-komponen ini dapat terpenuhi, maka perusahaan akan sangat mudah dalam mengevaluasi kinerja individu-individu berdasarkan KPI yang sudah terhubung dengan balanced scorecard level korporat.

Tahapan Penyusunan Dokumen Human Resource Planning

1. Menganalisa data internal, yaitu menganalisis data sekunder yang didapatkan dari internal perusahaan.
2. Pengembangan strategi, yaitu dengan mengevaluasi terlebih dahulu kemudian dikembangkan dari level korporat, level departemen hingga level teamwork strateginya seperti apa.
3. Menyusun peta strategi atau strategy map pada berbagai level.
4. Melakukan penyusunan KPI korporat yang lebih detail, kemudian KPI departemen yang nantinya disesuaikan dengan penyusunan KPI individu.
5. Melakukan simulasi dengan perusahaan klien, apakah mekanisme yang ditawarkan sesuai dengan kebijakan keuangan.
6. Setelah semua mendapatkan feedback maka selanjutnya yaitu menyusun laporan atau yang disebut human resource planning yang diharapkan oleh perusahaan pada konteks manajemen kinerja.

Dampak Positif dari Human Resource Planning bagi Stakeholder

1. Jika berbicara stakeholder adalah karyawan, maka karyawan akan mendapatkan haknya secara proporsional.
2. Melalui human resource planning yang matang, efektivitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 
3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbagai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.
4. Jika stakeholder adalah investor, maka investor akan percaya terhadap nilai pasar dan pertumbuhan perusahaan.

Alat Analisis yang Digunakan dalam Penyusunan Dokumen Human Resource Planning

Terdapat banyak alat, tergantung perusahaan ingin mengarahkan human resource planning ini pada apa. Jika berbicara mengenai remunerasi, maka alat yang kita pakai biasanya menggunakan poin atau bobot jabatan dan melakukan grading. Ada juga alat yang lain, misalnya berbicara tentang kinerja, salah satu alat yang bisa kita pakai yaitu balanced scorecard, matriks mainpower planning, dsb.

Metode Kerangka Berfikir untuk Penyusunan Dokumen Human Resource Planning

Ada banyak metode kerangka berpikir untuk menyusun human resource planning ini. Misalnya berbicara mengenai remunerasi, maka metode yang pertama yaitu melakukan job analysis, kemudian dilanjutkan pengerjaan job description, kemudian job evaluation yaitu mengevaluasi pekerjaan yang dilakukan para karyawan, berikutnya adalah job grading, kemudian salary benchmark yaitu kita lihat industri sejenis yang UMR nya hampir sama. Terakhir, membuat salary structure atau struktur penggajian di perusahaan seperti apa. Setelah itu dipilah apakah pembayaran berdasarkan position, people atau performance.

Lama Pengerjaan Human Resource Planning

Secara umum, pengerjaan human resource planning ini berdasarkan pengalaman kami kurang lebih 12 minggu atau sekitar 3-4 bulan, karena pembicaraan terpenting ada diawal untuk menyamakan persepsi.