Jasa Penyusunan Data Governance

JASA KONSULTAN PENYUSUNAN TATA KELOLA DATA (DATA GOVERNANCE)

Definisi Data Governance (Pengolahan Data)

Data governance adalah suatu praktik atau proses yang digunakan untuk mengelola dan mengatur data organisasi. Tujuan utama dari pengolahan data adalah memastikan bahwa data yang dimiliki oleh organisasi akurat, aman, konsisten, dapat diakses, dan relevan.

Pengolahan data mencakup serangkaian kebijakan, prosedur, dan praktik yang diterapkan untuk memastikan bahwa data diatur dengan baik dan dielola secara efektif. Ini meliputi pengelolaan siklus hidup data, kualitas data, metadata, pengelolaan hak akses, pemantauan dan pengawasan kepatuhan, dan pemantauan dan pengelolaan risiko.

Pengolahan data sangat penting untuk organisasi yang ingin menggunakan data mereka untuk pengambilan keputusan yang tepat dan mendapatkan nilai dari investasi teknologi informasi mereka. Tanpa pengolahan data yang tepat, organisasi dapat mengalami masalah seperti data yang tidak akurat atau tidak lengkap, data yang tidak aman, atau data yang tidak relevan, yang dapat mengurangi efektivitas dan efisiensi organisasi.

Manfaat Data Governance bagi Perusahaan

Implementasi pengolahan data yang baik dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, antara lain:

1. Kualitas data yang lebih baik: Pengolahan data membantu memastikan bahwa data yang dimiliki oleh perusahaan akurat, konsisten, dan lengkap. Hal ini dapat meningkatkan kualitas data dan membantu perusahaan mengambil keputusan yang lebih baik.
2. Efisiensi operasional yang lebih tinggi: Dengan data yang diatur dengan baik dan dapat diakses dengan mudah, proses bisnis dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Hal ini dapat menghemat waktu dan sumber daya perusahaan.
3. Keamanan data yang lebih baik: Pengolahan data membantu melindungi data perusahaan dari ancaman keamanan seperti kebocoran data, peretasan, atau penyalahgunaan data. Hal ini sangat penting mengingat data merupakan aset berharga yang dimiliki perusahaan.
4. Kepatuhan yang lebih baik: Pengolahan data membantu memastikan bahwa perusahaan mematuhi regulasi dan kebijakan yang berlaku terkait dengan penggunaan data, seperti GDPR, HIPAA, atau PCI-DSS. Hal ini dapat mengurangi risiko hukum dan finansial yang mungkin terjadi akibat pelanggaran kebijakan.
5. Penghematan biaya: Dengan data yang diatur dengan baik, perusahaan dapat mengurangi biaya terkait dengan pemeliharaan dan manajemen data yang tidak diperlukan atau redundan.
6. Inovasi yang lebih baik: Pengolahan data dapat membantu perusahaan untuk memanfaatkan data mereka dengan lebih efektif, dan dengan demikian menciptakan peluang baru untuk inovasi dan pengembangan bisnis.

Secara keseluruhan, pengolahan data dapat membantu perusahaan meningkatkan pengambilan keputusan, mengurangi risiko, meningkatkan efisiensi operasional, dan menciptakan nilai bisnis yang lebih besar dari data yang dimiliki.

Komponen dalam Data Governance

Komponen dalam pengolahan data dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan karakteristik organisasi. Namun, secara umum, ada beberapa komponen utama dalam pengolahan data, yaitu:

1. Kebijakan (policy): Kebijakan pengolahan data adalah panduan resmi yang mengatur bagaimana data perusahaan dikumpulkan, diproses, disimpan, dikelola, dan digunakan. Kebijakan ini harus sesuai dengan regulasi yang berlaku dan tujuan bisnis perusahaan.
2. Struktur organisasi (organizational structure): Struktur organisasi pengolahan data mencakup pembagian tanggung jawab dan peran dalam mengelola data perusahaan. Hal ini dapat mencakup pengangkatan pejabat pengolahan data atau tim pengolahan data yang bertanggung jawab atas kebijakan dan praktik pengolahan data.
3. Prosedur (procedures): Prosedur pengolahan data merujuk pada langkah-langkah dan proses operasional yang dilakukan untuk menjalankan kebijakan pengolahan data. Prosedur ini mencakup kegiatan seperti pengumpulan, validasi, dan penghapusan data.
4. Metadata: Metadata adalah deskripsi data yang mengidentifikasi dan menjelaskan karakteristik data, seperti jenis data, tanggal dibuat, sumber data, dan lain-lain. Metadata sangat penting dalam pengolahan data karena membantu dalam pengelolaan data dan membuat data lebih mudah dicari dan diakses.
5. Pengelolaan hak akses (access management): Pengelolaan hak akses memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses data tertentu dalam organisasi. Hal ini membantu melindungi keamanan data dan mencegah penyalahgunaan data.
6. Pengawasan dan pemantauan (monitoring and oversight): Pengawasan dan pemantauan melibatkan kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap praktik pengolahan data dan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur diikuti dengan benar. Hal ini membantu memastikan bahwa data diatur dengan baik dan risiko terkait data dikelola dengan baik.

Secara keseluruhan, komponen-komponen di atas membentuk dasar untuk mengembangkan dan menerapkan pengolahan data yang efektif dalam organisasi.

Contoh Perusahaan Sukses Menerapkan Data Governance di Indonesia dan Dunia

Beberapa contoh perusahaan yang sukses menerapkan pengolahan data baik di Indonesia maupun di dunia antara lain:

1. Bank Mandiri (Indonesia): Bank Mandiri menerapkan pengolahan data untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen data mereka. Mereka mengembangkan kebijakan dan prosedur yang jelas dan terukur untuk mengelola data, dan memanfaatkan teknologi untuk memastikan keamanan dan privasi data.
2. DBS Bank (Singapura): DBS Bank menerapkan pengolahan data untuk mengoptimalkan pengambilan keputusan dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Mereka memanfaatkan teknologi big data dan analitik untuk memperoleh wawasan dari data dan membuat keputusan yang lebih cerdas.
3. Walmart (Amerika Serikat): Walmart menerapkan pengolahan data untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan pengambilan keputusan di seluruh rantai pasok mereka. Mereka memanfaatkan teknologi big data dan analitik untuk mengelola dan memanfaatkan data dengan lebih efektif.
4. Coca-Cola (Amerika Serikat): Coca-Cola menerapkan pengolahan data untuk meningkatkan efisiensi operasional dan menciptakan nilai bisnis baru dari data mereka. Mereka memanfaatkan teknologi big data dan analitik untuk memperoleh wawasan dari data dan membuat keputusan yang lebih baik.
5. Telkomsel (Indonesia): Telkomsel menerapkan pengolahan data untuk memastikan bahwa data mereka diatur dengan baik dan aman dari ancaman keamanan. Mereka mengembangkan kebijakan dan prosedur yang jelas dan terukur untuk mengelola data mereka, dan memanfaatkan teknologi untuk memastikan privasi dan keamanan data.
6. Amazon (Amerika Serikat): Amazon menerapkan pengolahan data untuk mengoptimalkan pengalaman pelanggan dan meningkatkan efisiensi operasional. Mereka memanfaatkan teknologi big data dan analitik untuk memanfaatkan data mereka dan membuat keputusan yang lebih baik.

Secara keseluruhan, perusahaan-perusahaan di atas telah berhasil menerapkan pengolahan data untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan nilai bisnis dari data mereka.

Perusahaan yang Gagal Menerapkan Data Governance dan Alasan Kegagalannya

Tidak etis untuk menyebutkan perusahaan tertentu yang gagal menerapkan pengolahan data, karena hal tersebut dapat merugikan reputasi perusahaan tersebut. Namun, beberapa alasan umum mengapa perusahaan gagal dalam menerapkan pengolahan data adalah:

1. Tidak adanya komitmen dari manajemen atas: Kegagalan dalam menerapkan pengolahan data sering kali terjadi karena kurangnya dukungan dan komitmen dari manajemen atas. Kebijakan dan praktik pengolahan data membutuhkan dukungan dan persetujuan dari manajemen atas untuk diterapkan secara efektif.
2. Tidak adanya kesadaran akan pentingnya pengolahan data: Banyak perusahaan masih belum menyadari betapa pentingnya pengolahan data bagi operasi dan keberhasilan bisnis mereka. Perusahaan-perusahaan ini sering kali tidak memprioritaskan pengembangan kebijakan dan praktik pengolahan data yang efektif.
3. Tidak adanya sumber daya yang memadai: Menerapkan pengolahan data membutuhkan sumber daya manusia, teknologi, dan finansial yang memadai. Perusahaan-perusahaan yang kurang memprioritaskan pengolahan data seringkali tidak menyediakan sumber daya yang cukup untuk menerapkan praktik tersebut.
4. Kurangnya pemahaman tentang regulasi terkait data: Perusahaan-perusahaan yang gagal memahami regulasi terkait data seperti Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) atau General Data Protection Regulation (GDPR) sering kali gagal dalam menerapkan pengolahan data dengan benar dan memenuhi persyaratan hukum terkait pengelolaan data.
5. Kurangnya transparansi dan akuntabilitas: Perusahaan-perusahaan yang tidak transparan dalam pengelolaan data dan tidak bertanggung jawab atas data mereka seringkali mengalami kegagalan dalam menerapkan pengolahan data. Transparansi dan akuntabilitas sangat penting dalam memastikan keamanan, privasi, dan keandalan data.

Tahapan Penyusunan Data Governance

Tahapan untuk menyusun pengolahan data meliputi:

1. Menentukan tujuan dan visi: Tahap awal adalah menentukan tujuan dan visi dari pengolahan data. Tujuan dan visi tersebut harus sejalan dengan strategi bisnis perusahaan dan memperhitungkan kebutuhan bisnis untuk data yang terkelola dengan baik. Dalam tahap ini, perlu dikumpulkan masukan dari berbagai departemen dan stakeholder untuk memastikan tujuan dan visi yang terbentuk adalah komprehensif dan sesuai kebutuhan.
2. Menentukan struktur organisasi: Setelah menentukan tujuan dan visi, tahap berikutnya adalah menentukan struktur organisasi yang akan menjalankan tugas dan tanggung jawab dalam data governance. Struktur organisasi harus terintegrasi dan selaras dengan struktur organisasi perusahaan secara keseluruhan, serta memiliki sistem pelaporan yang jelas dan memadai.
3. Membuat kebijakan dan prosedur: Selanjutnya, membuat kebijakan dan prosedur yang jelas dan terukur untuk mengelola data perusahaan. Kebijakan dan prosedur ini harus mencakup pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data, serta memastikan keamanan, privasi, dan kualitas data.
4. Menentukan metrik dan indikator kinerja: Tahap selanjutnya adalah menentukan metrik dan indikator kinerja untuk menilai efektivitas dan efisiensi dari pengolahan data. Metrik dan indikator kinerja harus memastikan bahwa pengolahan data yang diimplementasikan sesuai dengan tujuan dan visi yang ditetapkan pada tahap awal.
5. Menerapkan teknologi dan infrastruktur: Setelah kebijakan dan prosedur ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menerapkan teknologi dan infrastruktur yang diperlukan untuk memastikan keamanan, privasi, dan kualitas data yang terkelola dengan baik. Infrastruktur teknologi ini dapat mencakup perangkat lunak manajemen data, sistem keamanan, dan sistem penyimpanan data.
6. Mengembangkan program pelatihan dan komunikasi: Tahap terakhir adalah mengembangkan program pelatihan dan komunikasi untuk memastikan bahwa seluruh karyawan memahami pentingnya pengolahan data dan terlibat dalam pengelolaan data perusahaan. Program pelatihan dan komunikasi ini harus disesuaikan dengan level karyawan dan tipe data yang mereka kelola.

Dampak Positif Data Governance bagi Stakeholders

Dampak positif dari pengolahan data bagi stakeholder antara lain:

1. Keamanan dan privasi data yang lebih baik: Dengan adanya pengolahan data, perusahaan dapat memastikan bahwa data mereka diolah, disimpan, dan digunakan dengan cara yang aman dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Ini dapat memberikan perlindungan yang lebih baik bagi data karyawan, pelanggan, dan pemegang saham.
2. Kualitas data yang lebih baik: Pengolahan data memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa data yang mereka kelola akurat, terpercaya, dan relevan. Hal ini dapat memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dan berdasarkan data yang valid.
3. Efisiensi operasional yang lebih baik: Dengan adanya pengolahan data, perusahaan dapat mengoptimalkan proses bisnis mereka dengan memastikan data yang mereka kelola tersedia dan terkelola dengan baik. Hal ini dapat mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk memproses data dan memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih efisien.
4. Keuntungan bisnis yang lebih baik: Pengolahan data dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan berdasarkan data yang valid. Hal ini dapat memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi bisnis mereka, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan pendapatan.
5. Kepatuhan hukum yang lebih baik: Dengan adanya pengolahan data, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan hukum yang berlaku terkait pengelolaan data. Hal ini dapat membantu perusahaan menghindari sanksi dan denda, serta menjaga reputasi mereka.
6. Meningkatkan kepercayaan pelanggan: Dengan adanya pengolahan data, pelanggan dapat merasa lebih percaya dan aman dalam memberikan data mereka kepada perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan memperkuat reputasi perusahaan.

Alat Analisis yang Digunakan dalam Penyusunan Data Governance

Ada beberapa alat analisis yang dapat digunakan dalam penyusunan pengolahan data, antara lain:

1. Data profiling: Alat analisis ini digunakan untuk menganalisis data dan memberikan informasi tentang kualitas data, seperti akurasi, kelengkapan, dan konsistensi. Dengan data profiling, perusahaan dapat memahami karakteristik data mereka dan menentukan bagaimana data tersebut harus dikelola.
2. Data lineage: Alat analisis ini digunakan untuk mengetahui sumber data, bagaimana data tersebut diproses, dan di mana data tersebut digunakan. Dengan data lineage, perusahaan dapat memastikan bahwa data yang digunakan dalam bisnis mereka akurat, terpercaya, dan relevan.
3. Data classification: Alat analisis ini digunakan untuk mengelompokkan data berdasarkan tingkat kepentingannya dan tingkat kerahasiaannya. Dengan data classification, perusahaan dapat memastikan bahwa data yang sensitif dikelola dengan benar dan hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang.
4. Data dictionary: Alat analisis ini digunakan untuk menyimpan metadata tentang data yang digunakan dalam bisnis, seperti definisi data, format data, dan jenis data. Dengan data dictionary, perusahaan dapat memastikan bahwa semua orang dalam organisasi memahami arti dan penggunaan data yang digunakan dalam bisnis.
5. Data governance dashboard: Alat analisis ini digunakan untuk memantau kinerja pengolahan data, seperti akurasi data, tingkat kepatuhan, dan efisiensi proses bisnis. Dengan pengolahan data dashboard, perusahaan dapat memastikan bahwa pengolahan data mereka berjalan dengan baik dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.

Metode Kerangka Bepikir yang Digunakan untuk Menyusun Data Governance

Ada beberapa metode kerangka bepikir yang dapat digunakan untuk menyusun pengolahan data, antara lain:

1. Kerangka bepikir COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology): COBIT adalah kerangka bepikir yang digunakan untuk mengelola IT dengan tujuan meningkatkan nilai bisnis melalui penggunaan teknologi informasi yang tepat. COBIT memiliki beberapa area fokus, termasuk pengelolaan data dan pengendalian keamanan.
2. Kerangka bepikir DAMA (Data Management Association): DAMA adalah organisasi nirlaba yang fokus pada pengembangan dan promosi praktik pengelolaan data yang terbaik. Kerangka bepikir DAMA mencakup 10 area fokus, termasuk arsitektur data, pengembangan data, pengelolaan data operasional, dan pengendalian data.
3. Kerangka bepikir ISO 38500 (Information technology – Governance of IT for the organization): ISO 38500 adalah standar internasional untuk pengelolaan teknologi informasi. Kerangka bepikir ini menyediakan panduan bagi organisasi dalam mengelola teknologi informasi mereka, termasuk pengelolaan data.
4. Kerangka bepikir TOGAF (The Open Group Architecture Framework): TOGAF adalah kerangka bepikir yang digunakan untuk mengembangkan dan memelihara arsitektur perusahaan. TOGAF mencakup proses dan alat untuk mengelola siklus hidup arsitektur perusahaan, termasuk pengelolaan data dan informasi.
5. Kerangka bepikir ITIL (Information Technology Infrastructure Library): ITIL adalah kerangka bepikir yang digunakan untuk mengelola layanan IT. ITIL mencakup beberapa area fokus, termasuk pengelolaan data dan informasi, dan menyediakan panduan untuk pengelolaan data dalam konteks layanan IT.

Lama Waktu Pengerjaan Data Governance

Waktu yang dibutuhkan untuk menyusun pengolahan data akan bervariasi tergantung pada kompleksitas dan ukuran perusahaan serta tujuan dan sumber daya yang tersedia. Proses ini dapat memakan waktu dari beberapa minggu hingga beberapa tahun, tergantung pada sejumlah faktor, seperti:

1. Ukuran perusahaan: Semakin besar perusahaan, semakin banyak data yang harus dikelola dan semakin banyak pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan, sehingga waktu yang dibutuhkan akan lebih lama.
2. Kompleksitas data: Jika data yang dikelola sangat kompleks, seperti data yang bersifat terstruktur dan tidak terstruktur atau data yang berasal dari berbagai sumber, maka waktu yang dibutuhkan untuk menyusun pengolahan data akan lebih lama.
3. Sumber daya: Jika perusahaan memiliki sumber daya yang cukup untuk menyusun pengolahan data, seperti anggaran, personil dan teknologi yang diperlukan, maka waktu yang dibutuhkan akan lebih singkat.
4. Tujuan: Tujuan perusahaan dalam menyusun pengolahan data juga akan mempengaruhi waktu yang dibutuhkan. Jika tujuannya adalah untuk memenuhi persyaratan regulasi, waktu yang dibutuhkan mungkin lebih singkat dibandingkan jika tujuannya adalah untuk meningkatkan nilai bisnis dan pengambilan keputusan berbasis data.

Secara umum, penyusunan pengolahan data bukanlah suatu proyek yang selesai dalam waktu singkat, melainkan merupakan suatu inisiatif jangka panjang yang terus berkembang seiring dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan hal ini ketika menyusun rencana implementasi data governance dan memastikan bahwa rencana tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang terus berkembang.