Manpower Planning

Manpower Planning merupakan salah satu aspek terpenting yang berkaitan dengan sumber daya manusia didalam suatu organisasi atau perusahaan. Manpower Planning sendiri sangatlah kompleks, tidak hanya membahas mengenai recruitment saja, tetapi juga segala hal detail yang berkaitan dengan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu mari kita bahas mengenai manpower planning lebih lengkap!

Definisi Manpower Planning

Manpower planning adalah proses yang digunakan untuk menentukan jumlah dan kualifikasi karyawan yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Ini meliputi identifikasi kebutuhan karyawan saat ini dan di masa depan, perbandingan dengan jumlah karyawan yang tersedia, dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara kebutuhan dan sumber daya yang tersedia. Tujuan dari manajemen sumber daya manusia ini adalah untuk menjamin ketersediaan karyawan yang tepat di tempat yang tepat dan pada saat yang tepat.

Perencanaan kebutuhan SDM adalah suatu perencanaan perusahaan yang sangat detail dan bersifat mikro yang berkaitan dengan sumber daya manusia dalam perusahaan. Mulai dari recruitment, mentoring, training, coaching, hingga pensiun semuanya diatur dalam man power planning.

Tugas Manpower Planning

Tugas Manpower Planning atau Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) meliputi beberapa hal, diantaranya:

1. Perencanaan: merumuskan tujuan dan strategi perusahaan, serta mengidentifikasi kebutuhan karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Rekrutmen: mencari, menyeleksi, dan merekrut karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Pelatihan dan Pengembangan: menyediakan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan untuk meningkatkan kompetensi karyawan dan meningkatkan kinerja perusahaan.
4. Perencanaan Karir: mengidentifikasi karir yang tersedia bagi karyawan dan menyediakan program pengembangan karir untuk membantu karyawan mencapai potensi maksimal mereka.
5. Kompensasi dan Benefit: menyusun dan mengelola program kompensasi dan benefit yang sesuai dengan kebutuhan karyawan dan perusahaan.
6. Pengelolaan Kinerja: mengukur dan mengevaluasi kinerja karyawan, memberikan umpan balik, dan mengelola kinerja yang buruk atau tidak memuaskan.
7. Pengelolaan Absensi: mengelola dan mengontrol absensi karyawan.
8. Pengelolaan Turnover: mengelola dan mengontrol tingkat keluar masuk karyawan.
9. Pengelolaan Keluhan dan Konflik: mengelola dan menyelesaikan keluhan dan konflik yang muncul antara karyawan dan perusahaan.
10. Pembuatan dan Pelaksanaan kebijakan MSDM: membuat dan melaksanakan kebijakan MSDM yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebutuhan perusahaan.

Manfaat Manpower Planning bagi Perusahaan

Manfaat utama manajemen SDM bagi perusahaan adalah perusahaan dapat memprediksi SDM yang dibutuhkan dalam perdivisi, selain itu perusahaan juga dapat memproduksi berapa SDM yang akan pensiun di beberapa tahun mendatang, sehingga perusahaan dapat segera mengatur strategi untuk open recruitment kembali. Tidak hanya itu saja, dengan adanya manajemen SDM perusahaan juga dapat memprediksi berapa SDM yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai target kedepannya.

Waktu Pelaksanaan Manpower Planning

Manajemen SDM dilaksanakan pada beberapa kondisi atau momen tertentu, diantaranya:

1. Saat perusahaan akan merencanakan ekspansi atau perluasan bisnis.
2. Saat perusahaan akan mengubah struktur organisasinya atau menambah atau mengurangi jumlah unit kerja.
3. Saat perusahaan akan menambah atau mengurangi produksi.
4. Saat perusahaan akan mengubah teknologi atau proses produksi.
5. Saat perusahaan akan mengalami perubahan tingkat kompetisi dalam industri.
6. Saat perusahaan akan mengalami perubahan lingkungan kerja atau perubahan lingkungan eksternal.
7. Saat perusahaan akan mengalami krisis atau masalah karyawan yang signifikan.
8. Saat perusahaan akan merencanakan program-program pengembangan karyawan.
9. Saat perusahaan akan merencanakan program-program pengurangan biaya.
10. Saat perusahaan akan melakukan evaluasi kinerja karyawan.

Komponen dari Manpower Planning

Secara sederhana komponen manajemen SDM adalah hal-hal yang berkaitan dengan rekrutmen dan pensiun. Jika membahas mengenai rekrutmen, komponen didalamnya terdapat beberapa hal, seperti skill dan keahlian yang dibutuhkan dalam tiap divisi, dari aspek tersebut nantinya perusahaan dapat memproyeksi training dan sertifikasi seperti apa yang bisa menunjang SDM bagi perusahaan tersebut. Kemudian jika membahas mengenai pensiun, komponen didalamnya ada beberapa hal, diantaranya adalah, proyeksi jumlah karyawan yang akan pensiun beberapa waktu kedepan. Dari komponen ini perusahaan dapat mempersiapkan open recruitment untuk mengisi posisi yang akan kosong di perusahaan tersebut. Kemudian komponen lain dalam pensiun adalah, proyeksi jumlah pesangon bagi karyawan yang akan pensiun. Dari komponen ini perusahaan dapat mempersiapkan anggaran dari jauh-jauh hari untuk diberikan kepada karyawan yang hendak pensiun tersebut.

Tahapan dari Penyusunan Manpower Planning

Tahapan dalam penyusunan manajemen SDM relatif lebih sederhana daripada komponen lainnya, beberapa komponen tersebut adalah :

1. Menentukan tujuan perencanaan tenaga kerja.
2. Melakukan pemetaan SDM yang ada di perusahaan.
3. Menentukan kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
4. Melakukan perencanaan tenaga kerja dan penetapan sesuai divisi dan kebutuhan.
5. Evaluasi.

Dampak Manpower Planning bagi Stakeholder

Dengan adanya manajemen SDM, stakeholder dapat memahami karakteristik potensi karyawan perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengembangkan karyawan yang memiliki potensi dan bakat yang baik untuk dijadikan pemimpin di masa mendatang. Selain itu, dengan adanya manajemen SDM ini perusahaan dapat melakukan pelatihan-pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan tersebut.

Alat Analisis untuk Manpower Planning

Alat analisis yang biasa digunakan dalam penyusunan Manpower planning adalah menggunakan excel atau worksheet. Di dalam worksheet sendiri terdapat fitur lengkap yang memudahkan kita untuk menuliskan mulai dari data diri karyawan, hingga skill-skill yang dimiliki tiap individu.

Metode Kerangka Berpikir untuk Penyusunan Manpower Planning

Metode kerangka berpikir dalam penyusunan manajemen SDM adalah dengan membandingkan kondisi perusahaan sekarang dengan tujuan perusahaan beberapa tahun kedepan. Jika dari kedua hal tersebut terjadi kesenjangan atau tidak sejalan, maka hal tersebutlah yang harus diselesaikan.

Contoh Manpower Planning pada Perusahaan

Contoh manajemen SDM dapat dilihat pada perusahaan yang akan merencanakan ekspansi bisnisnya. Dalam hal ini, perusahaan tersebut melakukan beberapa langkah sebagai berikut:

1. Perencanaan Strategis: perusahaan menetapkan tujuan untuk meningkatkan pangsa pasar dan meningkatkan omzet dengan cara membuka cabang baru di kota lain.
2. Analisis Kebutuhan: perusahaan menganalisis kebutuhan karyawan yang diperlukan untuk membuka cabang baru, termasuk jumlah karyawan, kualifikasi yang diperlukan, dan lokasi di mana karyawan tersebut diperlukan.
3. Analisis Sumber Daya: perusahaan menganalisis sumber daya yang tersedia, yaitu jumlah karyawan yang saat ini tersedia, kualifikasi yang dimiliki, dan lokasi di mana karyawan tersebut berada.
4. Penyusunan Rencana: perusahaan menyusun rencana aksi untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan dan sumber daya yang tersedia. Rencana ini meliputi tindakan seperti rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karir.
5. Implementasi dan Evaluasi: perusahaan melaksanakan rencana yang telah disusun dan mengevaluasi hasilnya. Ini meliputi mengukur kinerja karyawan, mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

Ketika proses manajemen SDM ini selesai dilakukan, perusahaan akan memiliki jumlah karyawan yang sesuai dengan kebutuhan untuk membuka cabang baru dan meningkatkan pangsa pasar dan omzet.

Lama Pengerjaan Manpower Planning

Pengerjaan manpower planning sendiri bisa dicapai satu hingga dua bulan saja, tetapi cepat dan lambatnya hal tersebut juga tergantung dengan client dan kinerja semua aspek yang terlibat didalamnya.